Zur eRechnungspflicht in Deutschland – was Sie jetzt wissen müssen

Was ist eine eRechnung?

Eine eRechnung ist ein sogenanntes strukturiertes elektronisches Format, das die Norm CEN 16931 erfüllt. Beispiele sind:

• ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
• XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
• XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)

Weitere elektronische Formate sind zulässig, wenn sie zwischen den Beteiligten vereinbart sind. Voraussetzung ist, dass eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben im CEN 16931 Format möglich, respektive eine Interoperabilität zwischen den Formaten sichergestellt ist. Andere Rechnungsformen, wie die klassische PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang oder auch die Papierrechnung werden künftig als sonstige Rechnungen, wie etwa im B2C-Bereich, weiter möglich sein.

Wer hat eine eRechnung auszustellen?

Wird eine im Inland steuerpflichtige Leistung an einen anderen im Inland ansässigen Unternehmer ausgeführt, ist künftig mittels eRechnung abzurechnen. Lediglich für Kleinbetragsrechnungen oder etwa Fahrausweise, die als Rechnung dienen, besteht eine Ausnahmeregelung zur eRechnungspflicht.

Im Inland ansässige Unternehmer, die in Deutschland keine nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien B2B-Umsätze ausführen, haben zu prüfen, ob sie unter die Verpflichtung fallen. Sie gilt für Unternehmer, die ihren Sitz oder ihre Geschäftsleitung in Deutschland haben. Ebenso sind Unternehmer von der eRechnungspflicht betroffen, die eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist oder in Ermangelung eines Sitzes ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland unterhalten

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Beim Rechnungsversand können bis Ende 2026 alle Unternehmer Rechnungen ohne Zustimmung des Leistungsempfängers als Papierrechnung oder mit Zustimmung als PDF (oder anderen elektronischen Format) versenden. Für KMUs mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Die verlängerte Übergangsfrist gilt auch für EDI-Rechnungen.

Für den Rechnungsempfang sieht das Gesetz keine Übergangsregelung vor. Startet der eRechnungsversand ab 1. Januar 2025, zwingt das die Unternehmen umsatzsteuerlich zum elektronischen Empfang, was einer faktischen Empfangspflicht entspricht.