Zwölf wichtige Fragen und Antworten für Unternehmen

Das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ (BEA) ermöglicht seit 2014 die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und er­leichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundes­agentur für Arbeit (BA).

Ab Anfang 2023 müssen Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren ver­pflichtend nutzen. Auf dieser Seiten be­antwortet der WIRTSCHAFTSSPIEGEL die zwölf wich­tigsten Fragen zu diesem Thema. (em/tl)

Den BEA-Service gibt es seit 2014. Was ändert sich zum 1. Januar 2023?

Die Abgabe der Bescheinigungen muss nun auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Nutzung des digitalen Verfahrens ist aufgrund des 7. SGB IV Änderungsgesetzes ab dem 1. Januar 2023 verpflichtend.

Was passiert mit dem Wider­spruchs­recht von Arbeitnehmer­innen und Arbeitnehmern gegen die elektronische Datenüber­mittlung?

Ab dem 1. Januar 2023 entfällt das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeit­nehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung. Es entfällt auch die Informationspflicht für Arbeitgeber.

Welche Bescheinigungen werden über das Verfahren BEA einge­reicht?

Arbeitgeber können mit dem BEA-Service

• die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III
• die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischen­staatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III sowie
• die Nebeneinkommensbescheinigung gem. § 313 SGB III digital an die BA übermitteln.

Muss ich als Arbeitgeber meiner Arbeitnehmerin bzw. meinem Arbeitnehmer diese Bescheinigung aus­händigen?

Nein, die Beschäftigten erhalten einen Nach­weis der übermittelten Daten von der BA.

Auf welche Weise kann die elek­tronische Abgabe erfolgen?

Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann auch die kostenlose Online-Anwendung sv.net ge­nutzt werden.

Wie kann ich als Arbeitgeber feststellen, ob meine Lohnab­rechnungssoftware die zertifizierte, elek­tronische Übermittlung der Bescheinigungen bereits unter­stützt?

Unter dem Link zur Unterseite auf gkv-ag.de lässt sich bei „Programmtyp“ „Entgelt­abrechnungsprogramme“ auswählen und in der Übersicht der Module ein Haken bei „Elektronische Arbeits­bescheinigungen der Bundes­agentur für Arbeit (BEA-Verfahren)“ setzen. In der Liste lässt sich dann ersehen, ob die Software vorkommt.

Kann ich die Bescheinigungen weiterhin in Papierform ein­reichen?

Ab dem 1. Januar 2023 ist ausschließlich die digitale Übermittlung möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist. Für Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtver­hältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die bis zum 31.12.2022 beendet wurden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohn­abrechnungssoftware nutze oder meine Software das Verfahren nicht unterstützt?

In diesem Falle empfiehlt es sich, die elektronische Ausfüllhilfe sv.net zu nutzen, da die Übermittlung über das BEA-Verfahren verpflichtend ist.

Gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der Bescheinigungen für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche?

Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungs­pflichtverhältnisse und Neben­erwerbstätigkeiten), die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Auch eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.

Ich möchte für das BEA-Verfahren sv.net nutzen. Brauche ich dafür die kostenpflichtige Comfort-Version?

Die Abgabe der Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standard-Version von sv.net möglich. Eine Übersicht über die weiteren Funktionen von sv.net/standard und sv.net/comfort ist auf dieser Seite im Bereich „Produktbeschreibung“ ersichtlich.

Was passiert, wenn versehentlich inhaltliche Fehler bei der Be­scheinigung unterlaufen oder sich nach­träglich etwas ändert?

Der Datensatz kann unkompliziert neu ausgefüllt und wieder an die BA geschickt werden. Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeit­nehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Wurde BEA im Vorfeld ausreichend getestet?

Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland gut etabliert. (em/tl)